Jouw btw-positie geoptimaliseerd: indirecte belasting voor de ondernemer van morgen

Als ondernemer weet je het ongetwijfeld: de btw wet- en regelgeving is een complexe materie. Wanneer je de regels niet nauwkeurig volgt, wachten je mogelijk onprettige naheffingen en boetes. Maar wat velen over het hoofd zien, is dat btw ook kansen biedt voor ondernemingen van de toekomst.

Wim De Pelsmaeker en Filip De Scheemaeker, btw-experten bij Baker Tilly, lijsten op wat jij moet weten over btw: van ongekende regels tot interessante kansen en de laatste nieuwe veranderingen in jouw sector.

"Btw is voor veel ondernemers nog onbekend terrein”, vertelt Wim De Pelsmaeker, VAT Partner bij Baker Tilly.

“We merken in de praktijk dat ondernemers mogelijke problemen vaak niet herkennen of onderschatten. Net omdat ze een te beperkte kennis hebben van de materie en niet op de hoogte zijn van de wetgeving.”

“Vastgoed is bijvoorbeeld een veelvoorkomende uitdaging als het aankomt op btw”, vertelt Filip De Scheemaeker, VAT Director bij het team.

“Wanneer je eigen vastgoed gebruikt voor een economische activiteit kan je btw aftrekken op de kosten die hieraan zijn verbonden. Maar bij een overname zijn investeerders vaak enkel geïnteresseerd in jouw professionele activiteit en niet in de fysieke ruimte die daarbij hoort. Dan heb je de mogelijkheid om deze twee zaken te splitsen. Je kan dat vastgoed verhuren aan de vennootschap, maar in dat geval vaak zonder btw. Met als gevolg dat je als ondernemer geconfronteerd wordt met een totaal nieuwe fiscale situatie die mogelijk heel wat btw-herzieningen meebrengt. Hier wordt dikwijls niet of te laat aan gedacht”, geeft Filip De Scheemaeker aan.

“De gevolgen kunnen erg vervelend zijn. Ook andere valkuilen zien we regelmatig terugkomen bij klanten. De vastgoedwetgeving rond omvormings- en uitbreidingswerken is daar een goed voorbeeld van. Daarbij gebeuren verbouwingen initieel vaak aan het voordelige 6% btw-tarief. Maar wanneer wij de papieren van de architect ontvangen en een berekening maken op basis van de effectieve uitbreiding zien wij dat het toch gaat om een uitbreiding die aan 21% btw belast zal worden. Dan is het gevaar dat je bij een controle niet enkel het verschil van 15% btw krijgt voorgeschoteld, maar ook een boete van 20% op dat btw-bedrag en interesten.”

“Als btw-expert duik je dan in de plannen van de architect en doe je er alles aan om zo’n doemscenario’s te voorkomen”, aldus Wim De Pelsmaeker. 

Ook andere actuele veranderingen kunnen voor uitdagingen zorgen. Een van die onderwerpen is de melding en toelichting bij het uitoefenen van het recht op aftrek voor gemengde en gedeeltelijke btw-plichtigen. “Sinds kort moeten alle btw-plichtigen die naast hun btw-belaste handelingen ook handelingen verrichten die vrijgesteld zijn van btw (bijvoorbeeld onroerende verhuur) of zelfs buiten het toepassingsgebied van btw (bijvoorbeeld holding), zich aanmelden bij de administratie om toe te lichten op welke manier zij hun recht op btw-aftrek bepalen”, vertelt Filip De Scheemaeker.

Een btw-plichtige kan slechts btw recupereren in de mate dat er op uitgaande handelingen btw wordt aangerekend. Handelingen die vrijgesteld zijn of buiten toepassing zijn van btw kunnen aanleiding geven tot een beperking van het recht op btw-aftrek op de inkomende handelingen.

“Waar dit vroeger een onderwerp was dat soms pas aan het licht kwam in het kader van een btw-controle, moet dit nu verplicht (spontaan) gemeld worden, met de nodige toelichting. Dit zal in de toekomst aanleiding geven tot heel wat pittige discussies bij controles”, aldus Filip De Scheemaeker.

“En dat is niet alles wat er voor ondernemers te wachten staat. Vanaf 1 januari 2026 komt er een ware revolutie op het vlak van elektronische facturatie op ons af”, vertelt Wim De Pelsmaeker. “Vanaf dan wordt het verplicht om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor alle handelingen tussen btw-plichtigen. Ik hoor ondernemers al denken ‘Elektronische facturatie is toch niets nieuws?’ Nee, maar de vrijblijvende digitale pdf die de meesten momenteel nog gebruiken zal in dit nieuwe systeem niet langer volstaan.”

“Alle bedrijven zullen moeten investeren in een digitaal platform waarop de gestandaardiseerde e-facturatie wordt verzameld”, gaat Filip De Scheemaeker verder. “Op die manier zal de overheid ook meer zicht hebben op alle inkomsten en uitgaven.” Welke ondernemers zijn onderhevig aan deze wijziging? “Alle Belgische ondernemingen, van grote tot middelgrote kmo’s en zelfs eenmanszaken. Zowel bij het uitsturen als het ontvangen van facturen.” “Deze verandering zal op grote schaal merkbaar zijn in alle sectoren en impact hebben op het dagelijkse financiële reilen en zeilen van kmo’s”, concludeert Wim De Pelsmaeker. “Als btw-experts en adviseurs is het onze taak om ondernemers optimaal voor te bereiden op deze veranderingen, maar ook verder te durven kijken dan vandaag. Welke digitale tools zullen in de toekomst interessant blijken voor btw-optimalisatie, op welke wetgeving anticiperen we best vandaag al en waar boeken onze internationale collega’s al successen mee? Naar die kennis gaan we op zoek.”

“Deze nieuwe regelgeving biedt ook heel wat kansen en mogelijkheden”, verduidelijkt Filip De Scheemaeker. “Door op een geautomatiseerde manier digitaal te werken, breng je alle relevante btw-handelingen in kaart en kan je nagaan of je onderneming nog correct en optimaal handelt. Wanneer je dan fouten vaststelt, kan je proactief te werk gaan.”

“Daarnaast is digitalisering de toekomst voor ondernemers op alle vlakken van jouw bedrijf”, geeft Wim De Pelsmaeker nog aan. “Die belangrijke veranderingen uitstellen heeft geen zin en zal alleen maar voor meer uitdagingen zorgen op lange termijn. Wij kunnen jou begeleiden zodat je die uitdagingen in kansen kan omzetten.”
 

Wat is voor een btw-specialist de grootste uitdaging? “De ideale btw-specialist kan moeilijke en complexe materie bevattelijk in mensentaal uitleggen. En heeft natuurlijk een goed gevoel voor humor”, concludeert Wim De Pelsmaeker.

“We bouwen een vertrouwensrelatie op met ondernemers en een persoonlijk contact vormt daarbij de basis.” “Daarnaast moet je ook oplossingsgericht denken. We duiken daarbij in de beslommeringen van klanten en verdiepen ons in hun materie”, vult Filip De Scheemaeker aan. “Op die manier kunnen we ondernemers volledig ontzorgen en hun alle kansen laten benutten.